Actele de stare civilă ale cetăţenilor români întocmite în străinătate, la autorităţile locale competente, se TRANSCRIU, obligatoriu, in registrele de stare civila romane, in termen de 6 luni de la întoarcerea in tara sau de la primirea din străinătate a certificatului ori extrasului de stare civila.

Cererea de transcriere se depune la serviciul public comunitar local de evidenţă a persoanelor sau la primăria unităţii administrative-teritoriale de la locul de domiciliu al solicitantului.

Transcrierea certificatelor/extraselor de stare civilă eliberate de autorităţile străine se realizează cu aprobarea primarului unităţii administrativ-teritoriale competente, după ce s-a obţinut avizul prealabil al serviciul public comunitar judeţean de evidenţă a persoanelor.

Cererea de transcriere este însoţită de certificatul sau extrasul de stare civilă eliberat de autorităţile străine, în original, fotocopie şi traducere legalizată, precum şi după caz, de următoarele documente:

Documentele administrative emise de autorităţile străine, prezentate pentru înregistrarea în registrele de stare civilă române, precum şi traducerile acestora, care sunt făcute la un notar public din străinătate, trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

1. documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei nr. 16 a Comisiei Internaţionale de Stare Civilă referitoare la eliberarea extraselor multilingve ale actelor de stare civilă semnată la Viena la 8 septembrie 1976 sunt acceptate fără legalizare sau fără o formalitate echivalentă pe teritoriul fiecărui stat parte la convenţie (state semnatere:România,Germania, Austria, Belgia, Spania, Franţa, Grecia, Italia, Luxemburg, Ţările de Jos, Portugalia, Elveţia, Turcia, Iugoslavia, Bulgaria);
2. documentele eliberate de instituţii ale statelor semnatare ale Convenţiei de la Haga din 5 octombrie 1961 se apostilează;
3. documentele eliberate de statele cu care România a încheiat tratate/convenţii/acorduri de asistenţă judiciară sunt scutite de supralegalizare, apostilare sau orice altă formalitate;
4. documentele care nu se regăsesc în una dintre situaţiile prevăzute la lit. b) sau c) se supralegalizează;
5. documentele de stare civilă ale persoanelor care au statut de refugiat/solicitant de azil în România şi au dobândit cetăţenia română, sunt exceptate de la apostilare/supralegalizare.

Apostilarea certificatelor sau extraselor de stare civilă, precum şi traducerile acestora, dacă sunt făcute în străinătate, presupune ca aceste documente să aibă aplicată în original ştampila cu Apostila conform Convenţiei cu privire la suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, adoptată la Haga la data de 05.10.1961, la care România a aderat prin O.G. nr.66/1999, aprobată prin Legea nr.52/2000, cu modificările ulterioare.

Cererea de transcriere se face în nume propriu sau prin împuternicit cu procură specială. În cazul în care procura este autentificată la un notar public din străinătate, aceasta trebuie să îndeplinească condiţiile prezentate anterior.

IMPORTANT: În situaţia în care se stabileşte că în certificatul sau extrasul eliberat de autorităţile străine au fost înscrise date care sunt în neconcordanţă cu cele înscrise în registrele de stare civilă române şi Registrul Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, transcrierea se va face după îndreptarea erorilor de către autorităţile străine emitente.

Minorii în vârstă de peste 14 ani solicită transcrierea certificatelor de naştere în nume propriu, asistaţi de unul dintre părinţi sau, după caz, de tutore, ori prin împuternicit cu procură specială; în cazul în care părinţii au domicilii diferite în ţară, primăria competentă privind transcrierea certificatului de naştere poate fi oricare din cele două primării pe raza cărora au domiciliul părinţii minorului.

Pentru persoanele care nu au împlinit vârsta de 18 ani, ai căror părinţi au domiciliul în străinătate, cererea de transcriere a certificatelor de naştere se depune la primăria ultimului loc de domiciliu avut de părinţi în România, iar în cazul în care au avut domicilii diferite, la ultimul domiciliu al unuia dintre părinţi.

Pentru cetăţenii români cu vârsta peste 18 ani care au domiciliul în străinătate, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul loc de domiciliu avut în ţară, cu avizul prealabil al S.P.C.J.E.P., iar dacă nu au avut domiciliul în România, primarului sectorului 1 al municipiului Bucureşti, cu avizul prealabil al Direcţiei Generale de Evidenţă a Persoanelor a Municipiului Bucureşti.

Persoanele care redobândesc cetăţenia română şi fac această dovadă cu Certificatul de cetăţenie eliberat de Autoritatea Naţională pentru Cetăţenie sau misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României depun cererea de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă, procurate din străinătate, la S.P.C.L.E.P./primăria unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul loc de domiciliu avut în ţară, înainte de renunţarea la cetăţenia română.

Persoanele care fac dovada cetăţeniei române cu Certificatul de cetăţenie eliberat de Autoritatea Naţională pentru Cetăţenie sau misiunile diplomatice şi oficiile consulare ale României depun cererea de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă, procurate din străinătate, la Direcţia Stare Civilă - Sector 1-Bucureşti; persoanele care dobândesc cetăţenia română şi fac dovada domiciliului în România cu permis de şedere permanentă eliberat de O.R.I. vor adresa cererea de transcriere primarului unităţii administrativ-teritoriale a locului de domiciliu, potrivit datelor înscrise în permisul de şedere.

În cazul transcrierii certificatului de căsătorie, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale de la domiciliul comun al soţilor, iar dacă soţii au domicilii diferite în ţară, la oricare dintre cele două primării pe raza cărora aceştia îşi au domiciliul.

În cazul transcrierii certificatului de deces, cererea se adresează primarului unităţii administrativ-teritoriale a locului de domiciliu al solicitantului, care are obligaţia să dispună verificări şi la ultimul domiciliu al decedatului, sau primarului unităţii administrativ-teritoriale de la ultimul domiciliu avut în ţară de către persoana decedată; în cazul solicitanţilor cu statut de CRDS cererea de poate depune la ultimul domiciliu avut în ţară.